För att allt skall gå rätt till och ingen skall missgynnas finns ett ganska omfattande regelverk. Regelverket för offentlig upphandling är likadant i hela EU/EES och bygger på EG-direktiv. Myndigheterna skall enligt EU-reglerna vara sakliga och välja leverantör med hänsyn enbart till det som köps. Annan hänsyn, som lojalitet mot den egna regionens leverantörer eller lojalitet mot tidigare leverantörer får inte förekomma. Val av leverantör skall ske på affärsmässig grund och uppdraget skall gå till den leverantör som erbjuder den bästa varan, tjänsten eller entreprenaden för det bästa priset. I Sverige regleras myndigheternas upphandling av Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) samt lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster.
För de företagare som är intresserade representerar offentlig upphandling en gigantisk marknad! Många fler skulle kunna vara med, men många tvekar för att det verkar krångligt och svårt, men så behöver det inte vara! Man kan kontakta aktuell upphandlingsavdelning så ställer de upp och berättar. Även företagarorganisationerna ordnar informationsträffar på temat LOU.
Hur fungerar det i realiteten? Hur avgör man vilken som är den bästa varan, tjänsten eller entreprenören? Skruvar med en viss funktion, toapapper, skrivarpapper mm är ganska enkelt att jämföra, vilket gör att pris och leveransvillkor blir utslagsgivande. Men hur jämför man avancerade tjänster som datasystem, dokumenthantering eller konsulttjänster inom arkitektur, konstruktion etc.?
I Gävleborg finns en gemensam kommunal upphandlingsorganisation, Inköp Gävleborg, men Sandvikens kommun har valt att sköta upphandlingarna inom den egna organisationen. Kommunalrådet Peter Kärnström har det politiska ansvaret.
- Inköpen är av strategisk betydelse och vi tycker vi att vi hanterar det bättre med en egen upphandlingsenhet, säger Peter Kärnström. Men beslut kan alltid omprövas!
Upphandling av vård är än så länge inte aktuellt i Sandvikens kommun. Man ser det som en kärnverksamhet och vill ha egen personal i hemtjänst, äldreboende mm. Lagstiftning kan dock ändra på detta.
- För oss är det viktigast vad som skall utföras, inte vem som utför det, säger Peter Kärnström.
Sandvikens Kommun har arbetat tillsammans med företagarföreningen i Sandviken för att göra direktupphandlingarna så tillgängliga som möjligt, totalt handlar det om cirka 50 miljoner per år. Direktupphandling kan göras för varor och tjänster som kommunen inte har ramavtal på och där sammanlagda värdet inte överstiger 191 116 kr. En förfrågan skickas till minst tre leverantörer som får komma in med anbud på aktuell vara eller tjänst. Intresserade företag kan registrera sig via kommunens hemsida. Konkurrensverket är intresserat av Sandvikens modell och studerar den för att se om den går att utveckla ytterligare.
- Det finns inte möjlighet att enbart gynna lokala företag i offentlig upphandling, men vi försöker att tillsammans med företagarna erbjuda utbildningar för att företagen skall bli skickligare, säger Peter Kärnström. Vi vill att våra företagare skall bli skickliga på offentlig upphandling vilket gör att de har större möjligheter att göra fler affärer även i andra kommuner, vilket stärker deras konkurrenskraft.
Ramavtal är en annan avtalsform som reglerar vilka produkter och tjänster leverantören kan leverera samt vilka priser och villkor som gäller. Vid inköp är det bara att köpa från ett av företagen.
Canon Business Center Gävle-Dalarna levererar system för dokumenthantering, dvs utskrifter, lagring etc.
- Det handlar inte bara om skrivare utan det gäller att välja långsiktiga lösningar på dokumenthanteringen med effektiva funktioner, säger Åke Mohlin på Canon Business Center. En av våra större kunder minskade kostnaderna med 1,5 miljoner per år bara på utskrifter!
Åke Mohlin tycker att det behövs en uttalad printpolicy inom kommuner och landsting som en grund för effektivare hantering.
- Annars finns det risk att man köper saker som inte behövs, säger Åke Mohlin.
Raoul Hasselgren, styrelseproffs med 40 års erfarenhet av ledande positioner och styrelsearbete i stora företag, även offentliga som Apoteksbolaget.
- LOU är bra i det stora hela, men begränsar i vissa fall möjligheterna till en sund upphandling, säger Raoul Hasselgren.
När Apoteksbolaget började sälja bland annat skönhetsmedel skulle man ha tvingats köpa in produkterna via offentlig upphandling, vilket skulle ha gjort det svårt att köpa in viktiga varumärken. Man löste det genom att bilda ett separat bolag som kunde agera utanför LOU!
En annan aspekt på offentlig upphandling handlar om företag som levererar vårdtjänster skall få göra vinst.
- Vinst är nödvändigt för att företag skall kunna överleva, säger Raoul Hasselgren. Men det finns ett större problem och det är att landsting och kommuner konkurrerar med privata företag!
Den nya konkurrenslagen skall förhoppningsvis betyda att det blir rättning i ledet. Flera fall har blivit anmälda, bland annat den företagshälsovård som Landstinget Gävleborg bedriver.
- Lagen om offentlig upphandling behöver ändras så att det blir mer rättvist, säger Lars Beckman, regionchef på svenskt Näringsliv. Det handlar om stora värden och det gäller också att upphandlingarna blir så gynnsamma som möjligt för skattebetalarna!
I Uppdrag Granskning visade man ett skrämmande exempel på hur ett kommunalt fastighetsbolag gjort ramavtal med serviceföretag där timpenningen var så låg som 260 kronor. Ett av företagen köpte i sin tur in snickare som debiterade 320 per timme. Genom att debitera fler timmar fick man affären att gå ihop!
Eftersom offentlig upphandling är så omfattande så är det inte så konstigt att det inte fungerar gnisselfritt i alla lägen. Men den offentliga marknaden erbjuder ändå också stora möjligheter för företag att växa. För de som vill veta mer hur man gör, kontakta närmaste upphandlingsenhet eller någon av företagarorganisationerna!